一、何為商務信函

       商務信函商務活動中書面交流信息的主要手段之一，是企業對外公共宣傳關系中重要的手段，對于樹立良好的公司形象有著極為重要的意義。商務信函涉及商務活動的各個環節，貫穿商務活動的始終，內容廣泛，通常包括建立業務關系、詢盤、發盤、還盤、受盤、訂立合同、保險、裝運、索賠等方面。

 

二、商務信函的要求

      1.語言嚴謹準確

      商務信函要求語言表達嚴謹準確,但在商務信函中恰當使用模糊語言,可以使語言表達更加客觀準確、靈活生動、禮貌得體。

（1）商務英語信函經常以意義相同或相近的書面詞語代替基本詞匯和口語詞匯，如以inform或advise代替tell，以duplicate代替copy，以dispatch代替send，以otherwise代替or；以介詞短語代替簡單的介詞，如以as for，in respect to，in connection with和with regarding to等代替about等。例如：
We are pleased to advise you that your order NO.105 has been dispatched in accordance with your instruction.
我們很高興地通知你們：第105號訂單貨物已遵照你方指示運出。

We will meet you half way by offering a discount of 5% in view of our long pleasant relations.
鑒于我們之間長期愉快的業務關系，本公司將酌情考慮給予5%的折扣。

 

（2）商務信函中經常使用here/there +介詞構成的復合詞，如hereafter，hereby，hereunder，hereto，hereinafter，herewith，thereafter，therein，therefrom等。例如：

 All offers and sales are subject to the terms and conditions printed on the reverse side hereof.
 所有報盤和銷售均應遵守本報價單背面所印的條款。

 In such a case, Seller is bound to reimburse Buyer for any loss or damage sustained therefrom.
 在此次情況下，賣方負責償還買方由此所遭受的損失。

 

        2.內容清楚簡潔

       商務信函在內容表達上要言簡意賅，能夠傳達足夠信息且能夠做到機智的表達。通常是直接簡練，開門見山，忌過分修飾。一般根據寫信者所要表達的中心思想分段。正文每段的文字不會過長，尤其是開頭和結尾，更常以簡短為宜。

例如：“By this letter we would ask you to consider our proposal.”就不如”Please consider our proposal.” 簡潔；而“Please let us know whenever we can be helpful.” 則比“Whenever there is any way in which we can be of assistance, please feel free to contact us.”表達好一些。

 

        3．富于外貿術語和專業詞匯

       商務信函用詞表意準確、專業性強，主要表現在使用大量的專業術語、行話、外來詞、縮略語以及一般詞語在商務英語語境中的特殊用法。

（1）專業術語類：

We shall cover TPND on your order.
我們將為你方的貨物投保盜竊和提貨不著險。

It would be appreciated if you would let us know by returning your lowest possible price for the following goods on FOB London.
請報下列商品倫敦船上交貨之最低價。

（2）外來詞類：

拉丁語的status quo（現狀），意大利語的del credere（保付貨價的），漢語中的litchi（荔枝），tungoil（桐油），mango（芒果）等。

（3）行話：

長期的函電交往使人們在使用術語上形成共識，本來意義差異很大的詞匯在特定的語境中所表達的內涵和外延卻非常相似。

Offer, quotation表示“報價，發盤”
Pamphlet, brochure, booklet, sales literature   
表示商家用于宣傳介紹自己公司或產品的“說明材料”
Shipment和consignmen表示“所發出的貨物”
Financial standing/reputation/condition/position
表示公司的“資信財務情況”
Fulfill/complete/execute an order用于表示“執行訂單”
A draft contract或a specimen contract 表示“合同樣本”

（4）數量詞的大量運用：

商務信函中的時間、價格、數量、金額、規格等問題貫穿商貿活動始終，數字的表達應言之確鑿，避免摸棱兩可，體現商務信函準確性。